Viva Børne- og Ungdomspsykiatrisk Klinik ApS
Adresse: Toftebæksvej 2, 2. sal, 2800 Kgs. Lyngby
Telefon: 27282854
E-mail: viva@vivabup.dk
Hos Viva Børne- og Ungdomspsykiatrisk Klinik ApS (herefter ’Viva’) er vi meget optagede af at beskytte dine personoplysninger og sikre, at behandlingen sker i overensstemmelse med gældende databeskyttelsesregler.
I denne privatlivspolitik kan du læse, hvilke oplysninger vi indsamler, hvorfor vi gør det, på hvilket grundlag og hvordan vi beskytter dine oplysninger.
Vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med en række aktiviteter, som udspringer af vores kerneydelse: Undersøgelse, behandling og opfølgning af børn og unge med psykiatriske problemstillinger.
Det betyder konkret, at vi behandler personoplysninger når vi:
Modtagelse og registrering af nye patienter: I forbindelse med modtagelse og registrering af nye patienter behandler vi almindelige personoplysninger såsom navn, kontaktoplysninger og CPR-nummer samt følsomme personoplysninger i form af helbredsoplysninger. Behandlingen af oplysningerne sker for at kunne identificere patienten korrekt, registrere henvendelsen og skabe det nødvendige administrative og sundhedsfaglige grundlag for et eventuelt udrednings- eller behandlingsforløb.
Behandlingen af oplysningerne sker derfor med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, c og d samt artikel 9, stk. 2, litra c og d. Derudover sker behandlingen af CPR-numre i medfør af databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1, jf. journalføringsbekendtgørelsens § 12, stk. 1, mens generel journalføring sker i medfør af journalføringsbekendtgørelsens §§ 5-20 og autorisationslovens §§ 21-25.
Udredning og diagnosticering: I forbindelse med psykiatrisk eller psykologisk udredning af barnet eller den unge indsamler vi almindelige personoplysninger som navn, alder og kontaktoplysninger, samt CPR-nummer. Derudover indsamles og behandles omfattende helbredsoplysninger i form af vores egne faglige vurderinger og notater, svar på spørgeskemaer, resultater fra psykologiske tests samt eventuelle oplysninger fra skoler eller andre fagpersoner.
Formålet er at kunne stille en præcis diagnose, planlægge og tilrettelægge det videre behandlingsforløb samt journalføre i henhold til gældende regler.
De almindelige personoplysninger behandles i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, c og d. De følsomme personoplysninger behandles i medfør af artikel 9, stk. 2, litra h og c, idet behandlingen sker med henblik på psykiatrisk diagnosticering og for eventuelt at beskytte den registreredes vitale interesser. Journalføring sker efter autorisationslovens §§ 21-25 og journalføringsbekendtgørelsen §§ 5-20. CPR-nummer behandles i medfør af databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1, jf. journalføringsbekendtgørelsens § 12, stk. 1.
De personoplysninger, der behandles som led i denne behandlingsaktivitet kan indberettes til kliniske kvalitetsdatabaser i medfør af bekendtgørelse om indberetning til godkendte kliniske kvalitetsdatabaser og videregivelse af data til Sundhedsdatastyrelsen § 2, stk. 1. Dette er en forpligtelse samtlige klinikker som os i Danmark er underlagt, hvorved data videregives til offentlige myndigheder af hensyn til forskning og statistik.
Behandling af patienter: Når barnet eller den unge er i behandlingsforløb hos os, indsamler og behandler vi almindelige personoplysninger som navn, alder og kontaktoplysninger, samt CPR-nummer. Derudover behandler vi følsomme personoplysninger i form af helbredsoplysninger, fx notater fra behandlingssamtaler, oplysninger om medicinordinationer, behandlingsrespons, laboratoriesvar, samt anden dokumentation, der er relevant for det konkrete behandlingsforløb.
Formål et at kunne udføre psykiatrisk og psykologisk behandling, herunder at kunne ordinere og justere medicin, vurdere behandlingsforløbet og sikre, at dette dokumenteres fagligt forsvarligt i patientjournalen.
De almindelige personoplysninger behandles i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b og d. De følsomme personoplysninger behandles i medfør af artikel 9, stk. 2, litra h og litra c.
CPR-nummer behandles i medfør af databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1, jf. journalføringsbekendtgørelsens § 12, stk. 1, der foreskriver, at patientjournalen skal indeholde patients CPR-nummer.
Journalføring sker generelt i overensstemmelse med autorisationslovens §§ 21-25 samt journalføringsbekendtgørelsens §§ 5-20.
Såfremt det er nødvendigt at videregive personoplysninger til forsikringsselskaber, sker dette udelukkende efter udtrykkeligt samtykke, jf. sundhedslovens § 43, stk. 1 samt databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a samt artikel 9, stk. 2, litra a. Videregivelse af oplysninger til offentlige myndigheder kan ske uden samtykke i henhold til sundhedslovens § 43, stk. 2, nr. 1. Videregivelse til andre sundhedspersoner eller private aktører kræver ligeledes som udgangspunkt patientens eller forældrenes samtykke, jf. sundhedslovens §§ 41 og 43 samt databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a og artikel 9, stk. 2, litra a.
En samtykkeerklæring udleveres af klinikken, og der foretages kun videregivelser, jf. ovenstående, når samtykke er påkrævet og underskrevet af patienten eller dennes forælder/værge. Ethvert samtykke kan til enhver tid trækkes tilbage ved at kontakte os.
Planlægning og flytning af aftaler: I forbindelse med planlægning, ændring og flytning af aftaler behandles almindelige personoplysninger såsom navn, kontaktoplysninger og oplysninger om aftaletidspunkter. Behandlingen sker for at kunne administrere aftaler på en korrekt og effektiv måde og sikre sammenhæng i patientforløb.
Behandlingen sker derfor i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b og d samt artikel 9, stk. 2, litra c og h for så vidt angår helbredsrelateret planlægning. Generel journalføring sker i medfør af journalføringsbekendtgørelsens §§ 5-20 og autorisationslovens §§ 21-25.
Samarbejde med skoler, kommuner, læger m.fl.: Som led i forløbet kan vi udveksle oplysninger med kommunale sagsbehandlere, PPR, skoler, praktiserende læger og speciallæger samt forsikringsselskaber. De oplysninger vi videregiver og indhenter, omfatter almindelige personoplysninger som navn og kontaktdata samt følsomme personoplysninger om helbred, diagnoser og behandlingsplaner.
Formålet er at sikre en tværfaglig og helhedsorienteret indsats omkring barnet eller den unge og overholde lovpligtige forpligtelser til fx underretninger.
De almindelige personoplysninger behandles i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, c og d. Følsomme personoplysninger behandles i medfør af artikel 9, stk. 2, litra h og c.
Videregivelse til forsikringsselskaber og til pårørende sker alene med samtykke, jf. artikel 6, stk. 1, litra a samt og/eller artikel 9, stk. 2, litra a samt sundhedslovens § 43. Videregivelse til myndigheder kan foretages på baggrund af sundhedslovens § 43, stk. 2, nr. 1.
Journalføring følger autorisationslovens §§ 21-25 og journalføringsbekendtgørelsen §§ 5-20.
Kommunikation med forældre og patienter: Ved kommunikation med patienter og forældre behandles almindelige personoplysninger, herunder navn og kontaktoplysninger. Desuden behandles følsomme personoplysninger i form af helbredsoplysninger, i det omfang, de er nødvendige for dialogen. Behandlingen sker for at kunne kommunikere om patientforløb, behandling, aftaler og øvrige relevante forhold på en sammenhængende og forsvarlig måde.
Behandlingen sker derfor i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b og d samt artikel 9, stk. 2, litra c og h. Derudover sker behandlingen af CPR-numre i medfør af databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1, jf. journalføringsbekendtgørelsens § 12, stk. 1, mens generel journalføring sker i medfør af journalføringsbekendtgørelsens §§ 5-20 og autorisationslovens §§ 21-25. Videregivelse til eksterne parter sker i medfør af sundhedslovens §§ 41 og 43.
Fakturering: I forbindelse med fakturering behandles almindelige personoplysninger som kontaktoplysninger, samt oplysninger om leverede ydelser. Fakturaer kan indeholde et CPR-nummer, hvis det er nødvendigt af hensyn til lovgivning eller hvis et forsikringsselskab er involveret.
Behandlingen sker for at kunne gennemføre korrekt fakturering, dokumentere økonomiske forhold og opfylde regnskabs- og lovmæssige forpligtelser.
De almindelige personoplysninger behandles i medfør af artikel 6, stk. 1, litra b og c, mens følsomme personoplysninger behandles efter artikel 9, stk. 2, litra h. CPR-nummer behandles i medfør af databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1, jf. overenskomst om speciallægehjælp § 49.
Faktureringsoplysninger opbevares i mindst 5 år i medfør af bogføringslovens § 12, stk. 1.
Rekruttering: Ved rekruttering behandles almindelige personoplysninger om ansøgere, herunder navn, adresse, kontaktoplysninger, CV og øvrige informationer, der fremgår af ansøgningen. Oplysningerne behandles for at kunne vurdere ansøgeres kvalifikationer og gennemføre rekrutteringsprocesser.
Behandlingen sker i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b og f, da vi har en legitim interesse i at vurdere kandidaterne og derigennem finde den, der er mest kvalificeret.
Medarbejderadministration: I forbindelse med administration af ansættelsesforhold behandles almindelige personoplysninger, herunder oplysninger om ansættelsesforhold, løn og CPR-nummer. Behandlingen af oplysningerne sker for at kunne administrere ansættelsesforholdet med den enkelte medarbejder og udbetale løn.
Behandlingen af oplysningerne sker i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b og c samt databeskyttelseslovens § 12, stk. 1. Derudover opbevares visse lønoplysninger i mindst 5 år fra udgangen af det regnskabsår, oplysningerne vedrører, jf. bogføringslovens § 12, stk. 1.
Videoovervågning: Ved videoovervågning behandles personoplysninger i form af billedmateriale. Videoovervågningen er til stede for at sikre tryghed og sikkerhed i klinikkens fysiske rammer for patienter, pårørende og medarbejdere. Vær opmærksom på, at videoovervågningen udelukkende går i gang, når alarmen starter, dvs. der foretages ingen generel videoovervågning af patienter og andre, der færdes i klinikken.
Indsamlingen og den generelle behandling af oplysningerne fra overvågningen sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f samt Tv-overvågningsloven. Vi har som klinik en legitim interesse i at sikre, at både materiel, udstyr og informationer opbevares sikkert.
Vi videregiver alene personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt og berettiget i forhold til vores arbejde som psykiatrisk speciallægeklinik og i overensstemmelse med gældende databeskyttelses- og sundhedslovgivning.
Afhængigt af det konkrete behandlingsforløb kan vi videregive oplysninger til følgende kategorier af tredjeparter:
Andre sundhedspersoner: Det kan fx være praktiserende læger, speciallæger eller behandlingssteder, som vi samarbejder med for at sikre et sammenhængende behandlingsforløb for barnet eller den unge. Videregivelse til andre sundhedspersoner sker som udgangspunkt kun med samtykke i henhold til sundhedslovens §§ 41 og 43 samt databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a og artikel 9, stk. 2, litra a.
Forsikringsselskaber: Hvis patienten er henvist eller dækket via en sundhedsforsikring, kan vi efter forældres/patientens samtykke videregive relevante oplysninger om diagnoser og behandlingsforløb til forsikringsselskaber, jf. sundhedslovens § 43, stk. 1 og databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a og artikel 9, stk. 2, litra a.
Kommunale myndigheder: I visse tilfælde kan vi være forpligtet til at videregive oplysninger til kommunen, fx ved underretninger om bekymring for barnets trivsel, i henhold til sundhedslovens § 43, stk. 2, nr. 1.
Skoler og institutioner: Når det er relevant for barnets samlede behandling og trivsel, kan vi – med samtykke fra forældre eller patient – videregive oplysninger til skole eller institution som led i tværfagligt samarbejde.
Regionale eller statslige instanser: Vi kan være forpligtet til at indberette oplysninger til kliniske kvalitetsdatabaser eller til Sundhedsdatastyrelsen efter reglerne i bekendtgørelsen om indberetning til godkendte kliniske kvalitetsdatabaser og videregivelse af data til Sundhedsdatastyrelsen.
Offentlige myndigheder i øvrigt: Vi kan i øvrigt videregive oplysninger til andre myndigheder, hvis vi er retligt forpligtet hertil, fx til SKAT i forbindelse med afregning eller tilsynsmyndigheder.
Eksterne rådgivere og samarbejdspartnere: Vi kan videregive oplysninger i nødvendigt omfang til vores eksterne revisorer, advokater eller øvrige rådgivere, hvis det er påkrævet som led i løsning af konkrete sager eller lovgivningskrav. Vi sikrer altid, at vedkommende er underlagt en tavshedspligt forinden der gives adgang til nogle former for personoplysninger om patienter eller andre.
Databehandlere: Vi benytter en række databehandlere, fx til drift af vores journalsystem, lønsystem, e-mail, it-support og backup. Disse databehandlere behandler alene oplysninger efter vores instruks og på vores vegne. Vi har indgået databehandleraftaler med dem, som sikrer at dine oplysninger behandles fortroligt og i overensstemmelse med gældende lovgivning.
Hvis en databehandler eller samarbejdspartner er placeret uden for EU/EØS, sikrer vi, at der er passende garantier på plads for at beskytte dine oplysninger. Dette sker typisk ved indgåelse af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 46 eller fordi landet er godkendt som sikkert af EU-Kommissionen, jf. artikel 45.
Vi opbevarer dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt i forhold til de formål, som oplysningerne er indsamlet til, og i overensstemmelse med gældende lovgivning.
I medfør af journalføringsbekendtgørelsens § 35, stk. 1 er vi forpligtede til at opbevare dine behandlingsoplysninger i minimum 10 år efter seneste tilførsel til journalen. Oplysningerne kan opbevares i en længere periode, hvis det er nødvendigt af hensyn til en klage-, tilsyns- eller erstatningssag. I så fald sletter vi oplysningerne, når sagen er endeligt afsluttet, eller hvis forældelse indtræder efter reglerne i forældelsesloven.
Regnskabs- og faktureringsoplysninger opbevares i 5 år plus indeværende regnskabsår i overensstemmelse med bogføringslovens regler. Dette gælder fx dokumentation for afregning af sundhedsydelser eller betalinger.
Oplysninger i forbindelse med rekruttering slettes som udgangspunkt kort tid efter afslutningen af ansættelsesprocessen, medmindre du har givet os samtykke til længere opbevaring. Ansættelsesdokumenter for medarbejdere opbevares så længe ansættelsen består, og efterfølgende i det omfang det er nødvendigt for at dokumentere fx anciennitet eller overholde andre arbejdsretlige forpligtelser.
Når opbevaringsperioderne udløber, eller oplysninger ikke længere er nødvendige for de formål, hvortil de blev indsamlet, sørger vi for at slette eller anonymisere dem på en sikker måde, så de ikke længere kan knyttes til dig som person.
Du har ret til:
Du kan klage til Datatilsynet over VivaBUP’s behandling af dine personoplysninger. Deres kontaktoplysninger er:
Adresse: Carl Jacobsens Vej 35, 2500 København
Mail: dt@datatilsynet.dk
Telefon: +45 33193200